Useme to jedyny w Polsce portal dla freelancerów, w którym legalne wystawisz faktury, rozliczysz projekt i który zagwarantuje Ci wypłatę wynagrodzenia. W Useme zawiążesz umowę o dzieło lub, w określonych przypadkach, umowę zlecenia.
Wdrożyliśmy innowacyjne rozwiązanie, dzięki któremu zawiążesz w pełni legalną umowę na podstawie elektronicznego potwierdzenia chęci jej zawarcia. Teraz aby podpisać umowę, rozliczyć współpracę i wystawić fakturę, nie potrzebujesz już papierowych dokumentów, które należy podpisać i odesłać pocztą. Wszystko to całkowicie legalnie i zgodnie z prawem.
W tym tekście sprawdzisz, jak wyglądają umowy w Useme oraz jakie dokumenty wysyłamy.
Useme: dlaczego jest legalne?
W Useme bazujemy na przepisach polskiego prawa, które reguluje sposób zawierania umów. Nie licząc umowy o pracę, opisanej w odrębnych przepisach prawa pracy, kodeks cywilny nie precyzuje, w jakiej formie umowa musi zostać zawarta, aby była ważna i wiążąca dla obu stron.
Oznacza to, że np. umowę o dzieło można zawiązać drogą mailową, elektroniczną czy ustnie – jeśli tylko będą przy tym świadkowie. Nie ma obowiązku zawierania umów o dzieło w formie papierowej i właśnie tę dowolność wykorzystujemy w Useme.
O tym, że Useme jest legalne, a umowa z nami nie musi mieć papierowej formy, świadczą nasz sposób rozliczenia oraz kontakty z bankami.
- Każdą zawartą umowę zgłaszamy do ZUS i do właściwego Urzędu Skarbowego
- odprowadzamy wynikające z przepisów zaliczki na podatek dochodowy
- wszystkim freelancerom, którzy się do tego kwalifikują (w ciągu roku kalendarzowego rozliczyli z nami umowę o wartości powyżej 200 zł), wysyłamy PIT 11 potwierdzający zarobione sumy oraz wartość opłaconych zaliczek na PIT
- ewidencjonujemy także faktury wystawiane klientów, wśród których znajdują się między innymi instytucje publiczne, uczelnie wyższe czy komitety wyborcze
- wystawiamy zestawienia rozliczonych umów honorowane przez banki i instytucje publiczne
Dlaczego niewiele osób decyduje się na większą swobodę w zakresie formy zawierania umów? Głównym powodem są obawy o to, jak potwierdzić zawarcie umowy i w jaki sposób wyegzekwować wykonanie obowiązków po obu stronach.
Spisanie umowy to również sposób, aby jasno sformułować oczekiwania obu stron, w tym zakres prac i wysokość wynagrodzenia. Nie ulega wątpliwości, że są to istotne elementy oraz podstawa współpracy między freelancerem i zleceniodawcą.
Jak działa Useme?
W Useme stworzyliśmy więc rozwiązanie, w którym wszystkie szczegóły niezbędne do zawarcia umowy podajesz w formie prostego formularza, bez konieczności spisywania w formie papierowego dokumentu. Dzięki archiwizacji wiadomości i działań w serwisie nie ma również trudności z potwierdzeniem zawarcia umowy.
Umowy o dzieło i umowy zlecenia, które zawieramy w Useme, są potwierdzane elektronicznie, za pomocą kliknięcia w specjalny indywidualny link lub dokonania płatności za wykonaną usługę. Każda z umów wraz z przypisanymi do niej plikami jest archiwizowana. Zapisujemy także wiadomości systemowe wymieniane między freelancerem a zleceniodawcą oraz wykonane dzieło.
Rozliczenie każdej pracy kończymy, wysyłając do freelancera potwierdzenie wykonania umowy. Są one równoznaczne z potwierdzeniem zawarcia i wykonania umowy o dzieło lub umowy zlecenia. Jeśli wykonawca na potrzeby banku, urzędu lub instytucji publicznej potrzebuje wykazu wszystkich wykonanych prac, wystarczy, że skontaktuje się z nami. Otrzyma stosowne zestawienie z podpisem uprawnionego pracownika i pieczątką firmy.
Na czym polega innowacyjność Useme? Nie wymagamy drukowania dokumentów, wysyłania podpisanych umów i innych biurokratycznych form, do których wszyscy są przyzwyczajeni. Jedynym dokumentem, o którego podpisanie i przesłanie prosimy, to protokół przekazania praw autorskich – jeśli oczywiście freelancer decyduje się je przekazać.
Useme: umowa o dzieło i umowa zlecenie
Umowa o dzieło i umowa zlecenia to najbardziej podstawowe formy rozliczeń pracy, z jakich skorzystasz w Useme. Oprócz nich możesz także skorzystać z umowy najmu do takich usług, jak hosting, zamieszczenie reklamy w sieci lub wpisu sponsorowanego na blogu.
W przypadku umowy o dzieło na wypadek kontroli z ZUS lub US poprosimy Cię o dołączenie do umowy wykonanego projektu. W umowie zlecenia zstąpi go formularz godzinowy określający przepracowany czas. W obu wypadkach bazujemy na cyfrowych dokumentach oraz przejmujemy na siebie wszystkie obowiązki zleceniodawcy związane z rejestracją, odprowadzeniem zaliczek na PIT oraz składek zdrowotnych oraz przesłanie odpowiednich dokumentów do wykonawcy.
Rozliczenie w Useme krok po kroku
Prześledźmy teraz, jak działa rozliczenie w Useme dla dwóch opcji: kiedy zaczynacie współpracę i kiedy projekt jest ukończony, a wy chcecie tylko rozliczyć całość prac.
Rozliczenie w Useme, kiedy zaczynacie wspólpracę
Kiedy zaczynacie współpracę, freelancer wchodzi na Useme i z rozwijanego menu dla freelancera wybiera opcję „Podpisz umowę”. Następnie podaje dane klienta, wypełnia dane niezbędne do zawiązania umowy (przedmiot prac, wynagrodzenie, termin płatności, termin wykonania pracy) i wysyła formularz do Useme. My ze swojej strony sprawdzamy, czy wszystkie szczegóły umowy są zgodne z prawem i wysyłamy do klienta propozycję rozliczenia.Sprawdź, dlaczego w Useme używamy pro formy.
Kiedy klient potwierdzi, że chce zawiązać umowę za pomocą kliknięcia w link, otrzyma od nas ofertę handlową w postaci faktury pro formy. Opłaca ją i odbiera fakturę VAT, podczas gdy freelancer przystępuje do pracy.
Ukończony projekt wgrywa do serwisu, a klient akceptuje gotową pracę lub zgłasza poprawki. na zapoznanie się z pracą i zgłoszenie ewentualnych błędów klient ma 7 dni kalendarzowych. Kiedy praca ma już akceptację zleceniodawcy, my w ciągu 24 godzin wyślemy przelew z wynagrodzeniem dla freelancera.
Rozliczenie w Useme, kiedy macie ukończony projekt
Jeśli macie już ukończony projekt, rozliczenie przebiega szybciej: freelancer wypełnia formularz „Wystaw fakturę” i od razu dodaje pracę, którą klient zna i akceptuje. My generujemy niezbędne dokumenty i wysyłamy pro formę do klienta, a on opłaca ją i odbiera fakturę VAT. Opłacenie pro formy potwierdza, że przyjmuje projekt i nie ma do niego zastrzeżeń. Od tego momentu w ciągu 24 godzin wyślemy przelew dla freelancera.
W obu wypadkach wysyłamy do freelancera kwotę netto (poza umowami najmu) oraz zajmujemy się formalnościami. Odpowiedzialność za właściwe zaklasyfikowanie i rozliczenie umowy leży po stronie Useme – zleceniodawca rozlicza się z nami na podstawie faktury pro forma i VAT (B2B).
Jakie dokumenty otrzymasz od Useme?
W Useme staramy się ograniczać dokumenty do niezbędnego minimum, dlatego otrzymacie od nas:
- fakturę pro forma (dla zleceniodawcy)
- fakturę VAT (dla zleceniodawcy)
- potwierdzenie wykonania umowy (dla freelancera)
- PIT 11 (dla freelancera)
- protokół przekazania praw autorskich, jeśli strony zdecydowały się na tę formę (osobne egzemplarze dla zleceniodawcy i freelancera)
Jak wyglądają dokumenty wystawiane przez Useme?
Umowa o dzieło lub zlecenie nie występuje w wersji papierowej lub dokumentu pdf: wszystkie jej dane zawarte są w formularzu (przedmiot, zakres, czas wykonania, czas płatności, wynagrodzenie, strony), które potwierdzamy również w mailach systemowych i za pomocą pro formy. Wszystkie dokumenty wysyłamy w formie elektronicznej, jako pliki pdf.
Jedyne dokumenty, o jakich wydrukowanie możemy Cię poprosić, to formularz przekazania praw autorskich. Wygodniejszą formą przekazania praw majątkowych jest jednak udzielenie licencji, które w Useme nie wymaga żadnych dodatkowych dokumentów.
Pro forma w Useme
Rozliczenie rozpoczynamy od przesłania pro formy. Generujemy ją na podstawie danych dostarczonych przez freelancera. Pro forma nie jest dokumentem księgowym, dlatego nie ma numeru NIP. Jeśli zleceniodawca zauważy błąd w nazwie usługi, jej wartości lub swoich danych, wystarczy kontakt z nami, aby go poprawić bez konieczności wystawiania korekt lub not korygujących. Opłacenie pro formy oznacza, że akceptujesz umowę – po zaksięgowaniu płatności na naszym koncie otrzymasz fakturę VAT.
Wygląd przykładowej pro formy w Useme
Faktura VAT w Useme
Kiedy zleceniodawca opłaci pro formę, a my zaksięgujemy płatność, wyślemy regularną fakturę VAT na jego adres e-mail. Transakcja została oficjalnie zawiązana, a Useme stało się stroną umowy o dzieło lub zlecenia z freelancerem. Jednocześnie pozostajemy stroną w umowie sprzedaży B2B z zamawiającym pracę.
Wygląd przykładowej faktury VAT w Useme
Potwierdzenie wykonania umowy w Useme
Kiedy zleceniodawca potwierdzi odbiór pracy lub kiedy zakończymy wystawienie faktury, freelancer otrzyma od nas potwierdzenie, że umowa o dzieło lub zlecenia zostały wykonane.
Potwierdzenie zawiera takie informacje, jak nazwa wykonanej usługi, wysokość wynagrodzenia netto dla wykonawcy, kwota odprowadzonej do Urzędu Skarbowego zaliczki na PIT oraz wartość prowizji Usem.
Przykładowe potwierdzenie wykonania umowy w Useme
Protokół przekazania praw autorskich w Useme
W Useme respektujemy to, że wykonawca może dowolnie rozporządzać prawami do pracy. Umożliwiamy zatem rozwiązania, dzięki którym możesz udzielić licencji lub przekazać majątkowe prawa autorskie zamawiającemu pracę.
Licencja w Useme nie wymaga żadnych dodatkowych dokumentów, z kolei przekazanie praw autorskich zgodnie z prawem wymaga fizycznej kopii protokołu przekazania praw autorskich.
Ponieważ Useme staje się zleceniodawcą freelancera i dopełnia wszystkich formalności związanych z umową, prawa autorskie przekazywane są najpierw nam, wraz z wykonanym projektem. Następnie zgodnie z regulaminem naszego serwisu przekazujemy zamówioną pracę wraz z prawami autorskimi faktycznemu zamawiającemu. Prawa autorskie przekazuje więc Useme klientowi – i stąd posłujemy się dwoma wzorami protokołu przekazania praw autorskich.
W pierwszym freelancer przenosi prawa na Useme. Protokół ten musi wydrukować, podpisać i zeskanować, a następnie wgrać gotowy plik do serwisu. Papierową kopię freelancer powinien przechowywać przez okres 5 lat.
Przykładowy protokół przekazania praw autorskich dla freelancera
W drugim protokole Useme zrzeka się praw autorskich na rzecz nabywcy projektu. Jest to dowód na to, że klient zyskał prawo do dowolnego czerpania korzyści materialnych z zakupionej pracy.
Przykładowy protokół przekazania praw autorskich dla zleceniodawcy
Prostszym sposobem udostępnienia klientowi praw majątkowych do utworu jest udzielenie licencji, która nie wymaga dodatkowych dokumentów.
